Zitting van 28 december 2023
KENNISNEMING BESLUIT GOUVERNEUR TOT GOEDKEURING VAN DE JAARREKENING 2022 VAN DE GEMEENTE EN HET OCMW
Zitting van 28 december 2023
MEERJARENPLANAANPASSING NR. 7 2020-2025 GEMEENTE EN OCMW (VASTSTELLING DEEL OCMW)
Besluit
eenparig
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de geactualiseerde omgevingsanalyse.
Artikel 2: De raad voor maatschappelijk welzijn stelt zijn deel van het beleidsrapport 'meerjarenplanaanpassing 7 2020-2025' vast. De raad voor maatschappelijk welzijn wijzigt de kredieten van boekjaar 2023, de ramingen 2025-2026 en stelt tegelijkertijd de kredieten voor boekjaar 2024 vast.
Artikel 3: Het meerjarenplanaanpassing 7 2020-2025 voldoet aan de evenwichtsvoorwaarden gesteld in het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017. Het geraamde beschikbaar budgettair resultaat is in geen enkel jaar negatief en de geraamde autofinancieringsmarge voor 2025 is minstens gelijk aan nul.
Artikel 4: Op onderhavig besluit zijn de bepalingen van het algemeen bestuurlijk toezicht, opgenomen in het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, van toepassing.
Zitting van 28 december 2023
GOEDKEURING WIJZIGING GEZAMENLIJK PERSONEELSBEHOEFTEPLAN MET GEÏNTEGREERD ORGANOGRAM GEMEENTE - OCMW
Besluit
eenparig
Artikel 1: Het gewijzigde gezamenlijke personeelsbehoefteplan met geïntegreerd organogram voor gemeente en OCMW wordt goedgekeurd, zoals bepaald in bijgevoegde stukken en teksten.
Artikel 2: Op onderhavig besluit zijn de bepalingen van het algemeen bestuurlijk toezicht, opgenomen in het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, van toepassing.
Zitting van 28 december 2023
GOEDKEURING REGLEMENT TOT HET INSTELLEN VAN EEN KLOKKENLUIDERSREGELING
Besluit
eenparig
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het reglement 'klokkenluidersregeling' goed als volgt:
REGLEMENT TOT INSTELLING VAN EEN KLOKKENLUIDERSREGELING
1. Definities
● Melder: de persoon die een melding doet over een (mogelijke) inbreuk.
● Melding: elke informatie, met inbegrip van redelijke vermoedens, over een inbreuk die toekomt bij het intern/extern meldingskanaal via eender welke bron in het kader van een werkgerelateerde activiteit.
● Inbreuk: een handeling of een nalatigheid die voldoet aan een van de volgende voorwaarden:
○ Ze is onrechtmatig;
○ Ze ondermijnt het doel of de toepassing van de regelgeving.
● Intern meldkanaal (hierna IM): de algemeen directeur als hoofd van het personeel of de daartoe door hem gedelegeerde personeelsleden.
● Extern meldkanaal (hierna EM): Audit Vlaanderen.
● Betrokken persoon: de natuurlijke persoon of overheidsinstantie die de melder aanduidt als de persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.
2. Toepassingsgebied
Enkel personeelsleden van het lokaal bestuur kunnen een melding maken bij het IM.
Externen die een (werk)relatie hebben met het lokaal bestuur (bv. consultants, leveranciers, (onder)aannemers, stagiairs, vrijwilligers, sollicitanten, enz.) kunnen alleen een melding van inbreuk maken bij het EM.
Daarnaast kunnen ook de personeelsleden van gemeente en OCMW Bekkevoort bij het EM terecht, zonder dat er eerst een interne melding moet gemaakt worden, als zij van mening zijn dat de inbreuk intern niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat.
Bij de kennis van een gelijktijdige melding bij het IM en EM zal er wederzijds contact worden opgenomen ter afstemming zodat het single-audit-principe kan toegepast worden.
Melders zijn beschermd tegen represailles als vergelding voor een melding of openbaarmaking.
Een melding kan ook anoniem gebeuren. Personen die anoniem een melding hebben gedaan of informatie over een inbreuk openbaar hebben gemaakt en later toch worden geïdentificeerd, krijgen ook bescherming tegen represailles.
3. Ontvangst van een melding
Het IM neemt een melding in ontvangst via de voorziene bronnen, met name telefonisch, schriftelijk per brief of mail, of tijdens een fysieke ontmoeting.
Meldingen per brief worden in gesloten omslag met de vermelding 'strikt vertrouwelijk', rechtstreeks gericht aan het IM, in de brievenbus van het gemeentehuis gedeponeerd.
Voor meldingen per e-mail is er een speciaal daartoe mailadres van toepassing waar enkel het IM (of de gedelegeerde personeelsleden) toegang tot hebben: algemeendirecteur@bekkevoort.be.
Interne meldingen kunnen ook op anonieme wijze overgemaakt worden. Hiertoe wordt, zonder vermelding van de eigen persoonsgegevens, een brief in besloten omslag met de vermelding 'strikt vertrouwelijk', rechtstreeks gericht aan het intern meldpunt, in de brievenbus van het gemeentehuis gedeponeerd.
Het IM verstuurt binnen een termijn van 7 kalenderdagen na de ontvangst van de melding een ontvangstmelding aan de melder. Uitzonderingen hierop zijn:
● Wanneer de melding binnen die termijn afgehandeld is, bezorgt het IM feedback aan de melder (zie verder).
● Als de melder zich uitdrukkelijk verzet heeft tegen het krijgen van die ontvangstmelding.
● Als het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar brengt. Als de melder een melding stuurt naar een onbevoegd persoon, stuurt de onbevoegde persoon die melding zo snel mogelijk en op een veilige manier door naar het IM.
4. Registratie van de ontvangen meldingen
Het IM zal de melding opnemen in een daartoe voorzien register waartoe de toegang beperkt is tot het IM of de gedelegeerde personeelsleden.
Bij de registratie wordt de vertrouwelijkheid van zowel de identiteit van de melder als van de derden die in de melding worden genoemd, beschermd op een beveiligde wijze.
Alleen de algemeen directeur als het hoofd van het personeel, of het personeelslid/de personeelsleden aan wie de bevoegdheid door de algemeen directeur is gedelegeerd, heeft/hebben toegang tot de informatie die geregistreerd werd.
De verwerking van de persoonsgegevens bij registratie van de meldingen gebeurt conform art. III.60/11, §1, Bestuursdecreet. Persoonsgegevens en andere gegevens, die niet relevant zijn voor het behandelen van de melding, worden onmiddellijk gewist.
De identiteit van de melder en de informatie waarmee deze kan achterhaald worden, mag niet worden bekend gemaakt aan andere personen dan deze die hiervoor bevoegd zijn zolang de onderzoeken naar aanleiding van de melding lopen, tenzij in specifiek bepaalde gevallen (art. III.60/11, §2, Bestuursdecreet).
Als bevoegd functionaris voor gegevensbescherming fungeert de DPO – Consulent Informatieveiligheid.
5. Behandelen van de melding
Het IM onderzoekt de melding en geeft er een gevolg aan. Dit betekent dat de juistheid van de informatie wordt nagaan.
Het IM kan ook bijkomende informatie opvragen aan de melder, tenzij het over een anonieme melding gaat. Het IM gebruikt hiervoor het sjabloon van inschattingsformulier dat als sjabloon werd voorzien door Audit Vlaanderen als leidraad voor het behandelen van een melding.
Bij de behandeling van de melding neemt het IM steeds een strikte neutraliteit in acht. In geen geval wordt de melding door een persoon behandeld die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.
Als het IM vermoedt dat het een inbreuk betreft, worden na het onderzoek gepaste en proportionele maatregelen genomen, gebaseerd op de relevante sanctie- en tuchtmaatregelen vermeld in het arbeidsreglement. Dezelfde relevante sanctie- en tuchtmaatregelen kunnen op proportionele wijze worden aangewend ten opzichte van personen die een melding (proberen te) belemmeren, personen die de geheimhouding van de identiteit van een melder schenden en personen die bewust onjuiste informatie gemeld of openbaar gemaakt hebben.
6. Feedback geven aan de melder
Binnen de drie maanden geeft het IM feedback aan de melder over de gepaste maatregelen die zij uitgevoerd of gepland heeft, en de redenen hiervoor.
De termijn van drie maanden wordt als volgt berekend:
● Ofwel gaat het over een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de dag waarop het IM de ontvangstmelding heeft verstuurd.
● Ofwel, als er geen ontvangstmelding werd verstuurd, gaat het over een termijn van drie maanden nadat de periode van zeven dagen nadat de melding is gedaan, verstreken is. Hierbij mag er geen informatie worden vrijgegeven die afbreuk doet aan het intern onderzoek of die het onderzoek of de rechten van de betrokken persoon schaadt.
7. Communicatie
Op de website en intranet van het lokaal bestuur wordt opgenomen hoe een melding bij het IM en EM kan gebeuren. De informatie zal ook worden opgenomen in het arbeidsreglement.
Artikel 2: De informatie vermeld in artikel III.60/9, eerste en tweede lid van het bestuursdecreet wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website.
Artikel 3: Op onderhavig besluit zijn de bepalingen van het algemeen bestuurlijk toezicht, opgenomen in het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, van toepassing.
Zitting van 28 december 2023
GOEDKEURING PARTNERSCHAPSOVEREENKOMST ABB
Besluit
eenparig
Artikel 1: Akkoord te gaan met de partnerschapsovereenkomst met ABB inzake de opvolging van de AMIF-middelen.
Artikel 2: De algemeen directeur en schepen Weckx, tevens voorzitter van het BCSD, worden gemachtigd om de partnerschapsovereenkomst te ondertekenen.
Artikel 3: Op onderhavig besluit zijn de bepalingen van het algemeen bestuurlijk toezicht, opgenomen in het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, van toepassing.
Zitting van 28 december 2023
GOEDKEURING SAMENWERKING MET HUURDERSBOND
Besluit
eenparig
Artikel 1: De in bijlage bij deze beslissing gevoegde samenwerkingsovereenkomst met de Huurdersbond wordt goedgekeurd.
Artikel 2: Deze overeenkomst geldt voor de periode 1 januari 2024 t.e.m. 31 december 2024.
Artikel 3: Op onderhavig besluit zijn de bepalingen van het algemeen bestuurlijk toezicht, opgenomen in het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, van toepassing.