DE GEMEENTERAAD

Feiten en context

●        Elk lokaal bestuur dient over een intern meldpunt voor klokkenluiders te beschikken.

●        Artikel III.60/3, §3, 1° van het Bestuursdecreet bepaalt dat het intern meldpunt het hoofd van het personeel is, met name de algemeen directeur.

●        Er dient een regeling uitgewerkt die van toepassing is voor de gemeente Bekkevoort, zodat het voltallig gemeentepersoneel op de hoogte kan gebracht worden van de specifieke procedures omtrent klokkenluidersmeldingen.

●        Het MT verleende op 6 november 2023 gunstig advies aan het voorstel van reglement.

●        Het college verklaarde zich in zitting van 27 november 2023 principieel akkoord met het reglement klokkenluidersregeling.

●        Het reglement klokkenluidersregeling werd besproken in het HOCBOC van 18 december 2023.

 Er werd een protocol van akkoord getekend, in bijlage bij dit besluit.

Juridische gronden

●        Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

●        Het bestuursdecreet, titel III, hoofdstuk 2, afdeling 6 Klokkenluiden.

Argumentatie

In toepassing van het bestuursdecreet dient de gemeenteraad een reglement goed te keuren dat de krijtlijnen uitzet voor de klokkenluidersregeling in lokaal bestuur Bekkevoort.

Een klokkenluider is een persoon die informatie uit de werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving binnen het lokaal bestuur meldt.

Het gaat hierbij zowel om eigen personeelsleden als om externen (consultants, leveranciers, sollicitanten, ...) die een werkrelatie hebben met het lokaal bestuur.

Personen zonder werkrelatie kunnen dus geen inbreuken melden in het kader van de klokkenluidersrichtlijn.

In het reglement wordt onder inbreuk begrepen: een handeling of een nalatigheid die, op basis van informatie uit de werkomgeving, onrechtmatig is of de regelgeving schendt.

Leden van het gemeente- en OCMW-personeel kunnen, bij vermoeden van een inbreuk, melding maken bij het intern meldpunt.

Wanneer zij vermoeden dat de inbreuk intern niet doeltreffend kan worden behandeld of wanneer het risico op represailles bestaat, kunnen zij rechtstreeks melding maken bij Audit Vlaanderen.

Externen maken steeds rechtstreeks melding bij Audit Vlaanderen.

Melders, zowel leden van het gemeente- en OCMW-personeel als externen, kunnen de informatie ook steeds openbaar bekend maken.

Het intern meldpunt voor klokkenluiders is de algemeen directeur.

Deze bevoegdheid kan via een delegatiebesluit gedelegeerd worden aan een ander personeelslid. Elke delegatie van deze bevoegdheid wordt vanaf de ingang van het delegatiebesluit meegedeeld aan het voltallige gemeente- en OCMW-personeel.

Financiële weerslag

Geen financiële weerslag.

Besluit

eenparig

Artikel 1: De gemeenteraad keurt het reglement 'klokkenluidersregeling' goed als volgt:

REGLEMENT TOT INSTELLING VAN EEN KLOKKENLUIDERSREGELING

1. Definities

●        Melder: de persoon die een melding doet over een (mogelijke) inbreuk.

●        Melding: elke informatie, met inbegrip van redelijke vermoedens, over een inbreuk die toekomt bij het intern/extern meldingskanaal via eender welke bron in het kader van een werkgerelateerde activiteit.

●        Inbreuk: een handeling of een nalatigheid die voldoet aan een van de volgende voorwaarden:

○        Ze is onrechtmatig;

○        Ze ondermijnt het doel of de toepassing van de regelgeving.

●        Intern meldkanaal (hierna IM): de algemeen directeur als hoofd van het personeel of de daartoe door hem gedelegeerde personeelsleden.

●        Extern meldkanaal (hierna EM): Audit Vlaanderen.

●        Betrokken persoon: de natuurlijke persoon of overheidsinstantie die de melder aanduidt als de persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.

2. Toepassingsgebied

Enkel personeelsleden van het lokaal bestuur kunnen een melding maken bij het IM.

Externen die een (werk)relatie hebben met het lokaal bestuur (bv. consultants, leveranciers, (onder)aannemers, stagiairs, vrijwilligers, sollicitanten, enz.) kunnen alleen een melding van inbreuk maken bij het EM.

Daarnaast kunnen ook de personeelsleden van gemeente en OCMW Bekkevoort bij het EM terecht, zonder dat er eerst een interne melding moet gemaakt worden, als zij van mening zijn dat de inbreuk intern niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat.

Bij de kennis van een gelijktijdige melding bij het IM en EM zal er wederzijds contact worden opgenomen ter afstemming zodat het single-audit-principe kan toegepast worden.

Melders zijn beschermd tegen represailles als vergelding voor een melding of openbaarmaking.

Een melding kan ook anoniem gebeuren. Personen die anoniem een melding hebben gedaan of informatie over een inbreuk openbaar hebben gemaakt en later toch worden geïdentificeerd, krijgen ook bescherming tegen represailles.

3. Ontvangst van een melding

Het IM neemt een melding in ontvangst via de voorziene bronnen, met name telefonisch, schriftelijk per brief of mail, of tijdens een fysieke ontmoeting.

Meldingen per brief worden in gesloten omslag met de vermelding 'strikt vertrouwelijk', rechtstreeks gericht aan het IM, in de brievenbus van het gemeentehuis gedeponeerd.

Voor meldingen per e-mail is er een speciaal daartoe mailadres van toepassing waar enkel het IM (of de gedelegeerde personeelsleden) toegang tot hebben: algemeendirecteur@bekkevoort.be.

Interne meldingen kunnen ook op anonieme wijze overgemaakt worden. Hiertoe wordt, zonder vermelding van de eigen persoonsgegevens, een brief in besloten omslag met de vermelding 'strikt vertrouwelijk', rechtstreeks gericht aan het intern meldpunt, in de brievenbus van het gemeentehuis gedeponeerd.

Het IM verstuurt binnen een termijn van 7 kalenderdagen na de ontvangst van de melding een ontvangstmelding aan de melder. Uitzonderingen hierop zijn:

●        Wanneer de melding binnen die termijn afgehandeld is, bezorgt het IM feedback aan de melder (zie verder).

●        Als de melder zich uitdrukkelijk verzet heeft tegen het krijgen van die ontvangstmelding.

●        Als het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar brengt. Als de melder een melding stuurt naar een onbevoegd persoon, stuurt de onbevoegde persoon die melding zo snel mogelijk en op een veilige manier door naar het IM.

4. Registratie van de ontvangen meldingen

Het IM zal de melding opnemen in een daartoe voorzien register waartoe de toegang beperkt is tot het IM of de gedelegeerde personeelsleden.

Bij de registratie wordt de vertrouwelijkheid van zowel de identiteit van de melder als van de derden die in de melding worden genoemd, beschermd op een beveiligde wijze.

Alleen de algemeen directeur als het hoofd van het personeel, of het personeelslid/de personeelsleden aan wie de bevoegdheid door de algemeen directeur is gedelegeerd, heeft/hebben toegang tot de informatie die geregistreerd werd.

De verwerking van de persoonsgegevens bij registratie van de meldingen gebeurt conform art. III.60/11, §1, Bestuursdecreet. Persoonsgegevens en andere gegevens, die niet relevant zijn voor het behandelen van de melding, worden onmiddellijk gewist.

De identiteit van de melder en de informatie waarmee deze kan achterhaald worden, mag niet worden bekend gemaakt aan andere personen dan deze die hiervoor bevoegd zijn zolang de onderzoeken naar aanleiding van de melding lopen, tenzij in specifiek bepaalde gevallen (art. III.60/11, §2, Bestuursdecreet).

Als bevoegd functionaris voor gegevensbescherming fungeert de DPO – Consulent Informatieveiligheid.

5. Behandelen van de melding

Het IM onderzoekt de melding en geeft er een gevolg aan. Dit betekent dat de juistheid van de informatie wordt nagaan.

Het IM kan ook bijkomende informatie opvragen aan de melder, tenzij het over een anonieme melding gaat. Het IM gebruikt hiervoor het sjabloon van inschattingsformulier dat als sjabloon werd voorzien door Audit Vlaanderen als leidraad voor het behandelen van een melding.

Bij de behandeling van de melding neemt het IM steeds een strikte neutraliteit in acht. In geen geval wordt de melding door een persoon behandeld die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.

Als het IM vermoedt dat het een inbreuk betreft, worden na het onderzoek gepaste en proportionele maatregelen genomen, gebaseerd op de relevante sanctie- en tuchtmaatregelen vermeld in het arbeidsreglement. Dezelfde relevante sanctie- en tuchtmaatregelen kunnen op proportionele wijze worden aangewend ten opzichte van personen die een melding (proberen te) belemmeren, personen die de geheimhouding van de identiteit van een melder schenden en personen die bewust onjuiste informatie gemeld of openbaar gemaakt hebben.

6. Feedback geven aan de melder

Binnen de drie maanden geeft het IM feedback aan de melder over de gepaste maatregelen die zij uitgevoerd of gepland heeft, en de redenen hiervoor.

De termijn van drie maanden wordt als volgt berekend:

●        Ofwel gaat het over een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de dag waarop het IM de ontvangstmelding heeft verstuurd.

●        Ofwel, als er geen ontvangstmelding werd verstuurd, gaat het over een termijn van drie maanden nadat de periode van zeven dagen nadat de melding is gedaan, verstreken is. Hierbij mag er geen informatie worden vrijgegeven die afbreuk doet aan het intern onderzoek of die het onderzoek of de rechten van de betrokken persoon schaadt.

7. Communicatie

Op de website en intranet van het lokaal bestuur wordt opgenomen hoe een melding bij het IM en EM kan gebeuren. De informatie zal ook worden opgenomen in het arbeidsreglement.

Artikel 2: De informatie vermeld in artikel III.60/9, eerste en tweede lid van het bestuursdecreet wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website.

Artikel 3: Op onderhavig besluit zijn de bepalingen van het algemeen bestuurlijk toezicht, opgenomen in het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, van toepassing.