DE GEMEENTERAAD

Feiten en context

Gemeenteraadsbesluit van 28 april 2008 tot goedkeuring reglement uitleendienst, gewijzigd bij gemeenteraadsbesluiten van 28 maart 2011, 26 maart 2012 en 19 december 2016.

Juridische gronden

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

Argumentatie

Naar aanleiding van de aankoop van nieuw materiaal dienen we het reglement van de uitleendienst aan te passen. Volgende materialen worden opgenomen binnen het reglement: desinfectiezuilen voor handhygiëne, signalisatiesets voor seingevers, sport- en spelkoffer.

Op aanraden van de financieel directeur zal er geen waarborg meer gevraagd worden voor het ontlenen van materialen van de uitleendienst. Indien er na ontlening van het materiaal beschadigingen worden vastgesteld, wordt de kostprijs van herstel of aankoop van vervanging doorgefactureerd aan de ontlener. Ook hiervoor dienen we het reglement van de uitleendienst aan te passen.

Financiële weerslag

Geen financiële weerslag.

Besluit

eenparig

Artikel 1: Het reglement uitleendienst met ingang vanaf heden aan te passen zodat de volledige tekst ervan luidt als volgt:

Reglement uitleendienst Bekkevoort

Artikel 1:

§ 1: Het gemeentebestuur van Bekkevoort stelt materiaal ter beschikking aan het plaatselijk erkend verenigingsleven, de gemeentelijke adviesraden, OCMW, IBO, straat-, buurt- of wijkfeesten en losstaande socio-culturele initiatieven te Bekkevoort (goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen) en het onderwijs binnen groot Bekkevoort. Uitzonderingen worden apart goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen.

§ 2: De materialen die uitgeleend worden, binnen de uitleendienst, staan omschreven in bijlage A. Bij bepaalde materialen hoort een handleiding daar deze specifiek opgesteld of vervoerd dienen te worden.

Artikel 2:

§ 1: De ontlening wordt beperkt tot maximaal 1 werkdag of 1 weekend. Materiaal wordt enkel uitgeleend voor activiteiten op het grondgebied van de gemeente Bekkevoort, uitgezonderd spel- en veiligheidsmateriaal bij uitstappen en kampen.

§ 2: Ontlening voor langere termijn of voor op ander grondgebied kan, op voorwaarde dat de ontlener dit grondig motiveert en het college van burgemeester en schepenen dit goedkeurt.

§ 3: Gelijktijdige uitleningen van materiaal (uitgezonderd nadars en activiteitencontainers) kan enkel mits toestemming van alle betrokken partijen en mits de betrokken partijen zelf voor het vervoer zorgen. Dit overleg gebeurt onderling tussen de betrokken partijen.

Artikel 3:

§ 1: De uitleendienst is gevestigd binnen de dienst ‘vrije tijd’ (cultuur, jeugd en sport), Eugeen Coolsstraat 17 b te 3460 Bekkevoort en is bevoegd inzake gebruikerstoelatingen, uitgezonderd voor de situaties die niet binnen dit reglement vermeld worden. Deze laatste worden goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen.

§ 2:De dienst ‘vrije tijd’ houdt een kalender bij van de gebruiksaanvragen en gebruikstoelatingen.

Artikel 4:

§ 1: De aanvragen tot ontlening gebeuren schriftelijk bij de dienst vrije tijd’ (cultuur, jeugd en sport) door middel van voorgedrukte formulieren of via het online invulformulier op de gemeentelijke website.

§ 2: De aanvragen tot ontlening moeten minstens 14 dagen, voor de eigenlijke ontlening, toekomen bij de dienst ‘vrije tijd’ (+ maximaal 9 maanden voor de eigenlijke ontlening). Een mondelinge ontlening is niet toegestaan. Bij het behandelen van de aanvraag wordt prioriteit verleend volgens de aanvraagdatum.

§ 3: Indien de dienst ‘vrije tijd’ het materiaal door overmacht niet op de voorziene datum ter beschikking kan stellen, kan deze hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden of kan er ook geen schadevergoeding gevraagd worden. De dienst ‘vrije tijd’ zal de kandidaat-ontlener hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen.

Artikel 5:

§ 1: Voor de ontlening van het materiaal dient er geen waarborgsom betaald te worden. Indien er schade aan het materiaal wordt vastgesteld bij inlevering, zal de herstelkost of vervanging van het materiaal doorgefactureerd worden aan de ontlener.

Artikel 6:

Het gemeentebestuur van Bekkevoort is eigenaar van het materiaal en staat tevens in voor het goed beheer van de goederen.

Artikel 7:

§ 1: De ontlening van het materiaal is gratis met uitzondering van de activiteitencontainers.

§ 2: Voor de ontlening van de activiteitencontainer (enkel voor restafval) dient er vooraf een contantbelasting betaald te worden voor de verwerking van het afval.

De bedragen worden als volgt vastgesteld:

●        Activiteitencontainer 240l: € 5 per container per ophaling

●        Activiteitencontainer 1.100l: € 20 per container per ophaling

De bedragen gelden voor ontleners zoals bepaald in artikel 1 § 1.

Voor ontleners die niet vallen onder één van de categorieën zoals bepaald in artikel 1 § 1 gelden volgende bedragen:

●        Activiteitencontainer 240l: € 7,5 per container per ophaling

●        Activiteitencontainer 1.100l: € 30 per container per ophaling

De ophaling van het afval, door Ecowerf, gebeurt via de reguliere ophaling, zoals vermeld in de ophaalkalender. De ontlener is zelf verantwoordelijk om de ontleende activiteitencontainer aan te bieden tijdens de reguliere ophaling. Indien de ontlener deze ophaling vroeger wil laten plaatsvinden dan voorzien, kan Ecowerf deze dienstverlening aanbieden mits aanrekening van transportkosten, bepaald door Ecowerf. Deze transportkosten worden verrekend aan de ontlener.

Artikel 8:

De ontlener is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal. Dit houdt onder meer in dat hij of zij het materiaal in goede staat houdt en het op de juiste manier vervoert, bewaart, gebruikt en terugbrengt.

Artikel 9:

§ 1: Alle door de ontlener te bedienen en te gebruiken materiaal dient door hemzelf te worden afgehaald en teruggebracht op het afgesproken uur, de afgesproken locatie en op eigen kosten. (uitgezonderd nadars en activiteitencontainers) Laattijdig binnenbrengen van materiaal kost € 12/dag (uitgezonderd nadars en activiteitencontainers). Het laattijdig aanbieden van de activiteitencontainer voor ophaling door Ecowerf, met als gevolg geen lediging, betekent binnen de uitleenprocedure ‘laattijdig inleveren van gemeentelijk materiaal’. Deze laattijdigheid kost € 12 per container.

§ 2: Het materiaal dient opgehaald en teruggebracht te worden door het aantal mensen zoals vermeld in bijlage A. Hierdoor kan het in- en uitladen vlot verlopen.

§ 3: De chauffeur die de aanhangwagen met podiumelementen komt afhalen en terugbrengen, beschikt over een rijbewijs B en een extra eigen nummerplaat om te bevestigen aan de ontleende aanhangwagen. De nummerplaat van de ontleende aanhangwagen moet steeds dezelfde zijn als het trekkend voertuig. Voor de aanhangwagen dient de ontlener te voldoen aan de verzekeringswetgeving (melding aan de eigen verzekeraar dat het voertuig een aanhangwagen van max. 750 kg zal trekken).

§ 4: Nadars en activiteitencontainers worden geleverd en terug opgehaald door de dienst openbare werken. De ontlener verbindt zich ertoe om de nadars en de activiteitencontainers zelf te plaatsen waar nodig. Na afloop van het evenement verbindt de ontlener zich ertoe om de nadars en de activiteitencontainers tijdig te verzamelen op één plaats (waar het materiaal eerder werd afgeleverd).

§ 5: Springkastelen mogen niet bij regenweer of bij hevige windstoten opgesteld worden. In het kader van de Europese veiligheidsnormen voor speeltoestellen is het noodzakelijk dat er bij het gebruik van een springkasteel steeds toezicht wordt gehouden door een begeleider! Springkastelen moeten correct opgeplooid (volgens de instructies van de dienst ‘vrije tijd’) terug binnen gebracht worden.

Indien dit niet gebeurt of het springkasteel wordt nat binnengebracht, wordt er € 25 aangerekend.

Artikel 10:

§ 1: De ontlener verbindt er zich toe het ontleende materiaal in geen geval verder aan derden uit te lenen of te verhuren. De aanvrager is tevens gebruiker of medeorganisator van de manifestatie waarvoor het materiaal geleend wordt. Bij twijfel kan het gemeentebestuur van Bekkevoort het materiaal onmiddellijk terugvorderen.

§ 2: De ontlener, de organisator, verbindt er zich toe dat er tijdens de ontlening geen vergoedingen gevraagd worden voor het gebruik van het ontleende materiaal.

Artikel 11:

§ 1: Beschadigingen, diefstallen e.d. worden dadelijk gemeld op de dienst ‘vrije tijd’. Diefstal moet ook gemeld worden aan de politie. De ontlener moet de beschadigde materialen terugbrengen in de staat waarin ze zich bevinden.

§ 2: Het is verboden het materiaal zelf te herstellen of te laten herstellen. De herstelling zal uitgevoerd worden door het gemeentebestuur en de kosten hiervan zullen in rekening gebracht worden. Indien het materiaal niet kan worden herstelt, zal er nieuw materiaal ter vervanging aangekocht worden. De kostprijs hiervan zal doorgefactureerd worden aan de ontlener.

§ 3: Bij verlies of diefstal zal eveneens een rekening opgemaakt worden ten laste van de ontlener. Eventuele schadevergoedingen worden door de ontlener vereffend binnen de 30 dagen na kennisname van de te betalen som.

§ 4: Het materiaal dat men ontleent verkeert in prima staat. Zijn er verborgen tekorten, dan dient de ontlener dit dadelijk te melden aan de dienst ‘vrije tijd’. Bij geen melding van deze tekorten, op voorhand, zullen de kosten verhaald worden op de ontlener van dat ogenblik.

Artikel 12:

§ 1: Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en eventuele andere schadelijke gevolgen die voortvloeien uit het afhalen, gebruik (al dan niet verkeerd), vervoer en/of terugbrengen van het ontleende materiaal. Het materiaal wordt ontleend in de staat waarin het zich bevindt

Artikel 13:

De ontlener is verplicht een verantwoordelijke van de dienst ‘vrije tijd’ of een lid van het college van burgemeester en schepenen, ter controle, toe te laten tot de ruimten en terreinen waar het ontleende  materiaal zich op dat ogenblik bevindt. Vanzelfsprekend is de toegang tot deze ruimten voor de betrokken verantwoordelijke gratis.

Artikel 14:

§ 1: Wie materiaal ontleent, verklaart zich akkoord met bovenstaand uitleenreglement en verbindt zich ertoe het materiaal te gebruiken volgens de afspraken en/of de handleiding horende bij dit uitleenreglement.

§ 2: Inbreuken op dit reglement kunnen uitsluiting van ontlening voor 1 jaar tot gevolg hebben. Het college van burgemeester en schepenen beslist in deze materie. Het college van burgemeester en schepenen kan bovendien elke gebruiker uitsluiten van ontlening omwille van herhaaldelijke schadegevallen en wanbeheer van het materiaal en dit max. voor één jaar.

Artikel 15:

Het college van burgemeester en schepenen regelt alle niet voorziene gevallen en beslist bij betwistingen.

BIJLAGE A Lijst van uit te lenen materiaal + specifieke vereisten

Plaats van afhaling + terugbrengen

●        De materialen van de uitleendienst dienen afgehaald en terug gebracht te worden in het @BEN-gebouw (goederenlift - kelder)

●        Uitzonderingen: De nadars en de activiteitencontainers worden geleverd door het gemeentebestuur op de plaats van de activiteit alsook terug gehaald op de afgesproken tijdstippen.

* Deze materialen worden uitgeleend vanaf ingebruikname

Artikel 2: Op onderhavig besluit zijn de bepalingen van het algemeen bestuurlijk toezicht, opgenomen in het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, van toepassing.