DE BURGEMEESTER
Feiten en context
• Het besluit van de burgemeester van 12/11/2020: organisatie gemeenteraad en RMW met beperkt publiek, bekrachtigd bij gemeenteraadsbesluit van 30 november 2020.
• Het besluit van de burgemeester van 4/2/2021: vergaderwijze gemeenteraad en RMW, bekrachtigd bij gemeenteraadsbesluit van 22/2/2021.
• Het gemeenteraadsbesluit van 29 maart 2021 houdende goedkeuring van het addendum 'procedure hybride vergadering' bij het huishoudelijk reglement, en intrekking van het addendum 'digitaal vergaderen' goedgekeurd bij raadsbesluit van 25 mei 2020.
• Bespreking in het schepencollege van 9/8/2021.
Juridische gronden
• De Nieuwe Gemeentewet, inzonderheid artikel 134 §1 en 135 §2.
• Ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zoals op heden gewijzigd.
• Het Decreet lokaal bestuur, inzonderheid art. 285 en 286.
• Het Decreet tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie inzonderheid art. 31 en 32.
Argumentatie
Onder invloed van de COVID-19 crisis werden een aantal besluiten genomen en procedures vastgelegd waarbij ofwel digitaal ofwel hybride vergaderd werd voor zittingen van raden.
Deze besluiten en procedures hadden tot doel de fysieke contacten zo veel mogelijk te beperken, zonder in te boeten aan de effectiviteit van de vergadering. Tijdens de eerste helft van 2021 vergaderden zowel de gemeenteraad als de OCMW Raad op een hybride wijze conform de richtlijnen van minister Somers.
Dankzij de vaccinatiecampagne heeft de federale regering en de regeringen van de deelstaten op 11 mei 2021 in het Overlegcomité beslist over een breed Zomerplan.
Dit zomerplan introduceert een aantal versoepelingen.
Echter vooraleer terug te schakelen naar fysieke vergaderingen van raden, dienen alle factoren met de nodige omzichtigheid overwogen te worden: Tijdens de zomermaanden van 2021, is er nog steeds een stijgende lijn in het aantal besmettingen en ziekenhuisopnames en er duiken ook nieuwe varianten op van het Corona virus. Derhalve is het aangewezen om nog een aantal maanden de vergaderingen van de raden in hybride vorm te laten doorgaan.
'Een hybride vorm van vergaderen betekent dat bepaalde raadsleden fysiek vergaderen en andere raadsleden digitaal deelnemen. Een hybride vorm van vergaderen is niet verplicht, maar wel een mogelijke tussenvorm tussen fysiek en digitaal vergaderen. Het behoort tot de lokale autonomie om de afweging te maken om hybride te vergaderen. De raadsleden die digitaal deelnemen moeten zichtbaar en hoorbaar zijn voor de andere raadsleden en voor het publiek. De raadsleden die digitaal deelnemen, moeten via het digitaal platform op een gelijkwaardige manier als de raadsleden die fysiek aanwezig zijn, mee kunnen debatteren, beraadslagen en stemmen. Voor het overige moet de hybride vergadering voldoen aan de democratische principes uit de regelgeving'.De openbaarheid wordt verzekerd door publiek toe te laten tot de fysieke vergadering (mits social-distancing) en/of openbaar te livestreamen'.
De openbaarheid wordt verzekerd door publiek toe te laten conform de bepalingen in het besluit van de burgemeester van 12 november 2020.
Tijdens de periode van 1 september 2021 tot en met 31 december 2021 zullen de gemeenteraden en de raden voor maatschappelijk welzijn in hybride vorm plaatsvinden.
Voorwaarde: Er wordt een extra microfoon voorzien in de raadszaal zodat de kwaliteit van het geluid, zowel tijdens de vergadering, als van de geluidsopname, verbeterd wordt voor de hybride vergaderingen van de raden.
Financiële weerslag
Geen financiële weerslag.
Besluit
Artikel 1: Voor de periode van 1 september 2021 tot en met 31 december 2021, zullen de gemeenteraden en de Raden voor Maatschappelijk Welzijn in HYBRIDE vorm plaatsvinden.
Artikel 2: De hybride vergadering verloopt volgens met in acht name van volgende richtlijnen:
• AD of beleidsmedewerker nodigen via e-mail alle raadsleden uit
• Voor raadsleden die digitaal deelnemen :
Raadslid klikt op de link in deze e-mail en volgt de stappen Dit dient te gebeuren een 15-tal minuten voor de start van de vergadering
Het is niet nodig om Teams geïnstalleerd te hebben ( Als het raadslid geen Teams heeft, kiest het raadslid voor surfen in browser)
Camera dient opgezet te worden, micro bij aanvang afzetten (= symbool micro).
De voorzitter opent de vergadering.
Voorzitter geeft aan dat de vergadering opgenomen wordt in Teams.
Voorzitter geeft het woord aan het raadslid, pas daarna mag raadslid spreken.
Enkel het raadslid (of de voorzitter) dat het woord heeft, zet microfoon op (= symbool micro) Nadien microfoon terug afzetten
Als de voorzitter of een raadslid het woord heeft, staat de micro af bij alle andere raadsleden
Als een raadslid een vraag heeft of wilt tussenkomen, moet hij/zij het handje opsteken waarop de voorzitter hem/haar het woord kan geven. Daarna dient het raadslid zijn handje weg te doen
Bij het stemmen roept de voorzitter de naam van het raadslid waarop die zijn/haar microfoon opzet en zijn stem uitbrengt (daarna micro terug afzetten).
De stemming gebeurt in volgende volgorde:
◦ Fractie CD&V: fysieke deelnemers; vervolgens de digitale deelnemers,
◦ Fractie Ons Dorp: fysieke deelnemers, vervolgens de digitale deelnemers,
◦ Fractie N-VA: fysieke deelnemers, vervolgens de digitale deelnemers,
◦ Fractie GBL: fysieke deelnemers, vervolgens de digitale deelnemers,
◦ Fractie Open VLD: fysieke deelnemers, vervolgens de digitale deelnemers,
telkens na naamafroeping door de voorzitter. De voorzitter stemt het laatst. De raadsleden ontvangen uiterlijk bij de aanvang van de zitting per mail de volgorde waarin er gestemd wordt.
Een raadslid dat door technische problemen zijn stem niet meteen kan uitbrengen op een bepaald agendapunt, wordt onmiddellijk telefonisch gecontacteerd door de algemeen directeur (gelieve gsm binnen handbereik te houden tijdens de vergadering).
Chat valt buiten het officieel deel van de vergadering behalve om een technisch mankement door te geven.
Aangezien we de mogelijkheid bieden om via Teams deel te nemen, gelieve per mail aan Hilde Goedhuys hilde.goedhuys@bekkevoort.be te laten weten vóór 16h of u fysiek aanwezig zal zijn.
Artikel 3:De raadsleden die fysiek aanwezig zijn in de raadzaal nemen volgende regels in acht:
• Blijf thuis als je ziektesymptomen vertoont of in contact bent geweest met een besmet persoon.
• Gebruik bij het binnenkomen de desinfecterende handgel die ter beschikking werd gesteld.
• Begroet mensen niet met een handdruk.
• Raak je gezicht zo weinig mogelijk aan met je handen.
• Hoest of nies in je elleboog. Bedek je neus en mond bij hoesten of niezen, gebruik hierbij een wegwerpzakdoekje en gooi het meteen daarna in een afgesloten vuilnisbak. Gebruik ook een wegwerpzakdoekje wanneer je je neus snuit. Was daarna je handen met water en zeep.
• Hou minstens 1,5 m afstand
• Tijdens de vergadering:
o Zet steeds je mondmasker op
o De ramen blijven open staan om te verluchten
o Ontsmet de tafels en je stoel na de vergadering
o Geen drank nuttigen tijdens de vergadering
Artikel 4: Deze beslissing zal ter kennis gebracht worden van het publiek via de webtoepassing van de gemeente, en blijft gepubliceerd zo lang ze geldig is.
Artikel 5: Dit besluit wordt onverwijld ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.