DE GEMEENTERAAD
Feiten en context
• Gemeenteraadsbesluit van 30 september 2019 inzake aanpassing dienstreglement van de openbare bibliotheek.
• Collegebesluit van 15 november 2019 inzake dienst- en retributiereglement van de openbare bibliotheek.
• Gemeenteraadsbesluit van 25 mei 2020 inzake EBS.
Juridische gronden
• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
Argumentatie
1. Samenwerkingsverband Open bibliotheeknetwerk
Door de migratie naar het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) moeten de bibliotheken kiezen met welke bibliotheken er zal samengewerkt worden voor lidmaatschap. Bij de migratie naar het EBS werd gekozen voor een Open Bibliotheeknetwerk. De meeste Vlaams-Brabantse bibliotheken kiezen er voor om samen te werken door elkaars lidkaart te aanvaarden. Tegelijk worden er ook stappen ondernomen om te komen tot een samenwerking op Vlaams niveau zodat de lidkaarten ook kunnen gebruikt worden in andere provincies.
2. Aanpassingen dienstreglement openbare bibliotheek
Aantal te ontlenen materialen voor leerkrachten wordt verhoogd. Men kan in het eengemaakt bibliotheeksysteem slechts 1 abonnement per persoon hanteren. In het huidige systeem beschikken leerkrachten over 2 abonnementen. (1 voor pedagogisch gebruik en 1 voor persoonlijk gebruik). Door het aantal uit te lenen materialen te verhogen, kunnen zij dezelfde hoeveelheid materialen ontlenen als andere leners.
Aantal te ontlenen materialen wordt voor alle materialen 15 stuks zonder onderscheid. (Huidig reglement is 10 gedrukte en 5 digitale materialen). Materialen uit themacollecties worden beperkt tot 5 stuks.
De uitleentermijn wordt voor alle materialen 3 weken (21 dagen). Dit vereenvoudigt het reglement en sluit beter aan bij de reglementen van de buurgemeenten.
De aanmaningsprocedure wordt aangepast. Na 7 dagen te laat ontvangt de lener een herinneringsmail (of brief per post indien het mailadres niet gekend is bij de bibliotheek). Indien hij hier niet op reageert ontvangt hij 14 dagen na de eerste herinnering een tweede herinnering per post. Indien de lener niet reageert op de tweede herinnering, ontvangt hij 35 dagen na het overschrijden van de inleverdatum een registratienota. Hierop staan de kosten van de materialen en de te betalen boete vermeld. Bij het niet reageren op de registratienota ontvangt de lener 70 na de inleverdatum een factuur voor de niet-ingeleverde materialen. De materialen kunnen dan niet meer ingeleverd worden.
Het aantal te reserveren materialen wordt verhoogd van 2 naar 3 materialen.
Volledig voorstel tot dienstreglement zie bijlage bij dit besluit.
3. Aanpassingen tarieven bibliotheek (afzonderlijk retributiereglement)
• Lidgeld: 5 EUR voor volwassen niet-inwoners van de gemeente Bekkevoort. Minimale voorwaarde toetreding tot het Slim Netwerk. De andere abonnementen blijven gratis (jongeren - 18 jaar, volwassen inwoners Bekkevoort, senioren, leerkrachten, studenten, vrijwilligers bibliotheek, leden beheersorgaan openbare bibliotheek).
• Leengelden: gratis. Collectie DVD's is een aflopend verhaal. Door de ontlening gratis te maken, krijgt de collectie misschien nog een boost en vermijden we dat het reglement opnieuw moet worden aangepast als de collectie wordt afgevoerd. Bovendien zorgen we voor een uniformiteit met de andere bibliotheken uit de politiezone. De andere bibliotheken uit de politiezone die deel uitmaken van het Slim Netwerk hebben hun leengelden eveneens afgeschaft.
• Boetes: 0,30 EUR per week voor alle materialen. De gedrukte materialen en DVD's hebben in het huidig reglement een verschillend boetetarief. We willen het reglement vereenvoudigen en beter afstemmen op de buurgemeenten die al deel uitmaken van het Slim Netwerk. Zij hanteren 0,30 EUR voor alle materialen.
• IBL: van 1 naar 3 EUR. De kosten voor IBL worden volgens het nieuwe dienstenmodel duurder. De stuurgroep Slim Netwerk raadt aan om een IBL kost van 3 EUR te hanteren.
4.Timing
Het nieuwe dienst- en retributiereglement treedt in werking na de migratie naar het EBS vanaf 24 februari 2021. Tot dan blijft het huidige dienstreglement van toepassing.
Het beheersorgaan van de openbare bibliotheek gaf een positief advies voor de toetreding tot het Open Bibliotheeknetwerk Slim netwerk, de voorgestelde wijzigingen in de tarieven van de bibliotheek en de voorgestelde wijzigingen in het dienstreglement in vergadering van 18 oktober 2021.
Financiële weerslag
Geen financiële weerslag
Besluit
eenparig
Artikel 1: Toe te treden tot het Open Bibliotheeknetwerk Wise.
Artikel 2: Het gemeenteraadsbesluit van 30 september 2019 inzake aanpassing dienstreglement van de openbare bibliotheek wordt opgeheven met ingang van 24 februari 2022.
Artikel 3: Het dienstreglement van de openbare bibliotheek als volgt goed te keuren en te handhaven met ingang van 24 februari 2022:
Artikel 1 - Samenwerkingsverband
De bibliotheek participeert aan een samenwerkingsverband tussen een aantal Vlaamse bibliotheken.
Dit samenwerkingsverband houdt in dat gebruikers die ingeschreven zijn in één van de deelnemende bibliotheken recht hebben op een gratis lidmaatschap in de andere deelnemende bibliotheken.
Een overzicht van de deelnemende bibliotheken is raadpleegbaar via de website.
Artikel 2 – Toegankelijkheid
De gemeentelijke openbare bibliotheek is vrij toegankelijk voor iedereen. Zij is een democratische instelling. Haar collecties boeken, tijdschriften en audiovisuele materialen, haar dienstverlening en uitbreidingsactiviteiten worden in een geest van objectiviteit aangepast aan de behoeften van ontwikkeling, opvoeding, informatie en ontspanning van de gehele bevolking.
De aanwezige materialen en informatiebronnen zijn vrij raadpleegbaar.
Artikel 3 – Openingsuren
De dagen en openingsuren zijn de volgende:
Dinsdag 15u00 - 17u00
18u00 – 20u00
Woensdag 14u00 – 17u00
Donderdag 18u00 – 20u00
Zaterdag 10u00 – 12u00
Artikel 4 – Lidmaatschap en dienstverlening
Een lidmaatschap is verkrijgbaar op vertoon van de identiteitskaart of wettelijke verblijfsvergunning en is 12 maanden geldig vanaf de inschrijvingsdatum. Aan het lidmaatschap zijn retributietarieven verbonden.
Minderjarigen schrijven zich in onder de verantwoordelijkheid van een ouder of voogd.
Van zodra een gebruiker lid is van de bibliotheek, maakt hij gebruik van de elektronische identiteitskaart als lidkaart voor de registratie van het ontlenen en/of verlengen van de materialen. Indien dit niet mogelijk is, ontvangt de gebruiker een lidkaart. Defecte kaarten worden gratis vervangen op vertoon van de defecte kaart.
Het lidmaatschap is strikt persoonlijk. De bibliotheekgebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik van zijn lidkaart.
De bibliotheekgebruiker meldt zo snel mogelijk een verandering van contactgegevens. (adres, telefoon- of gsm-nummer en e-mailadres)
Artikel 5 - Aantal te lenen materialen
Elke lener kan 15 materialen lenen.
Leerkrachten kunnen 30 materialen ontlenen mits het hebben van het abonnement leerkracht.
De meest recente nummers van tijdschriften worden niet uitgeleend.
Themacollecties worden beperkt tot het ontlenen van 5 stuks per lener.
Artikel 6 – Verantwoordelijkheid materialen
De lener is verantwoordelijk voor de op zijn naam geleende materialen en controleert deze op beschadiging en volledigheid. Indien er problemen zijn, verwittigt de lener het personeel. Zoniet, kan hij aansprakelijk worden gesteld.
De lener mag de geleende materialen niet aan derden uitlenen.
De uitleentermijn van de materialen die de lener nog in zijn bezit heeft, wordt niet automatisch verlengd.
Artikel 7 – Auteurswet
De bibliotheekgebruiker respecteert de bepalingen van de auteurswet. De volledige verantwoordelijkheid in verband met het gebruik van de bibliotheekmaterialen ligt bij de gebruiker.
Artikel 8- Verlies, beschadiging
De lener dient zorg te dragen voor de geleende werken of materialen. Bij beschadiging, verlies of diefstal betaalt de lener de kostprijs van het materiaal of bezorgt hij een nieuw exemplaar aan de bibliotheek. Voor de werken die niet meer verkrijgbaar zijn, wordt een voor elk geval door de bibliothecaris te bepalen toeslag aangerekend.
Bij gedeeltelijke beschadiging van een werk of materiaal bepaalt de bibliothecaris het bedrag van de schadevergoeding.
Artikel 9 – Uitleentermijn en verlengen
De uitleentermijn bedraagt 3 weken (21 dagen).
Elke lener kan uitzonderlijk een verlengde uitleentermijn aanvragen aan de balie, bijvoorbeeld om redenen van vakantie.
De uitleentermijn van een werk kan maximaal 2 maal verlengd worden voor zover de materialen niet gereserveerd zijn en de uitleentermijn niet overschreden is. Daarom moeten de te verlengen materialen telkens ook meegebracht worden.
Verlengen kan in de bib aan de zelfscan of aan de balie, telefonisch tijdens de openingsuren, via e-mail of via de online toepassing ‘Mijn bibliotheek’.
Enkele dagen voor het verstrijken van de uitleentermijn ontvangt de lener automatisch een attenderingsmail indien hij een e-mailadres heeft doorgegeven. De bibliotheek kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het al dan niet ontvangen van e-mails.
Het niet ontvangen van een attenderingsmail geeft geen recht op het niet betalen van een boete.
Het college kan op voorstel van de bibliothecaris afwijkingen op de uitleenmodaliteiten toestaan, met name aan bezoekers die actief zijn bij leesbevordering, aan instellingen van onderwijs of sociale welzijnszorg of naar aanleiding van promotieactiviteiten.
Het uitlenen van en daisyspeler
De bibliotheek stelt enkele daisyspelers ter beschikking voor het afspelen van luisterboeken en andere hiervoor bestemde geluidsdragers. De ontlener betaalt bij ontvangst een waarborg. De lener behandelt het materiaal als een goede huisvader. Alle defecten en anomalieën worden dadelijk gemeld. De borg wordt teruggegeven bij het overhandigen van het toestel in goede staat. De uitleentermijn bedraagt 3 maanden. Verlenging is mogelijk indien er geen andere reservaties zijn voor het materiaal.
Tarief waarborg daisyspeler: zie retributiereglement
Artikel 10 – Overschrijden van de uitleentermijn
Wie de uitleentermijn overschrijdt, betaalt een boete. Bij betwisting van de inleverdatum, zijn de gegevens van de uitleenadministratie beslissend.
Eén week na de inleverdatum start de aanmaningsprocedure. Indien de lener geen gevolg geeft aan de oproep, wordt de kostprijs van de geleende materialen volledig in rekening gebracht. De lener blijft in dat geval geblokkeerd tot hij alle openstaande kosten heeft betaald.
De aanmaningsprocedure werkt als volgt:
Na 7 dagen te laat ontvangt de leners een herinnering via mail of per post indien er geen mailadres bij de bibliotheek gekend is. 14 dagen na het ontvangen van de eerste herinnering krijgt de lener een tweede herinnering per post indien hij niet reageerde op de eerste herinnering.
Indien de lener niet reageert op de tweede herinnering ontvangt hij 35 dagen na het overschrijden van de inleverdatum een registratienota. Hierop staan de kosten voor de in te leveren materialen vermeld, alsook de boete. Bij het niet reageren op de registratienota ontvangt de lener na 70 dagen een factuur voor de niet-ingeleverde materialen. De materialen dienen na 70 dagen te laat betaald te worden en kunnen niet meer ingeleverd worden.
Tarieven boete: zie retributieglement.
Artikel 11 – Reserveren
Reserveren is gratis en kan in de bibliotheek, telefonisch, via e-mail of via de online toepassing ‘Mijn bibliotheek’.
De lener kan gelijktijdig maximum 3 materialen reserveren. Gereserveerde materialen moeten binnen de 10 kalenderdagen afgehaald worden.
Artikel 12 – Interbibliothecair leenverkeer
De lener kan materialen uit andere bibliotheken aanvragen via het interbibliothecair leenverkeer. De hieraan verbonden kosten vallen ten laste van de lener, ook bij het niet afhalen van de gevraagde materialen. Indien er boeken worden aangevraagd in het kader van een leesbevorderingsactiviteit of een schoolopdracht, is de uitleen gratis. Indien er kopies worden besteld, vallen de kosten voor het kopiëren ten laste van de aanvrager.
Tarieven IBL: zie retributiereglement
Artikel 13 – Gedragscode
De bibliotheekgebruiker zorgt er voor dat de sfeer in de bibliotheek niet verstoord wordt. We verwachten dat iedereen zich houdt aan de gedragscode.
- Hou rekening met de anderen en behandel de materialen in de bibliotheek met respect.
- Roken is verboden in alle lokalen van de bibliotheek.
- Dieren zijn niet toegelaten, met uitzondering van assistentiehonden.
- Gevaarlijke voorwerpen zijn niet toegelaten.
- De referentiewerken, kranten en recentste tijdschriften kunnen enkel ter plaatse worden
geraadpleegd.
Wie overlast veroorzaakt, kan de toegang tot de bibliotheek ontzegd worden.
Artikel 14 – Verlies, diefstal en beschadiging van persoonlijke eigendommen
De bibliotheek is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal en beschadiging van persoonlijke eigendommen van de bibliotheekgebruikers.
De bibliotheek kan niet aansprakelijk worden gesteld voor defecten aan afspeelapparatuur van de lener, door het gebruik van ontleende materialen.
Artikel 15 – Bescherming van de persoonlijke levenssfeer
De wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is van toepassing. De bibliotheekgebruiker gaat akkoord met het gebruik van de door hem ter beschikking gestelde persoonlijke gegevens, in zoverre dit nodig is voor de werking van de bibliotheek. De gebruiker kan deze gegevens inkijken en verbeteren.
Artikel 16 – Internet en wifi
Internetcomputers zijn gratis beschikbaar tijdens de openingsuren van de bibliotheek. Informatie uit internet en documenten die via de internetcomputers worden opgesteld, kunnen worden afgedrukt tegen betaling. Het gebruik van USB-sticks is verboden.
De bibliotheek beschikt over wifi (draadloos internet). Alle bezoekers mogen gratis gebruik maken van dit draadloos netwerk. Het downloaden van films of games in de openbare bibliotheek is verboden.
De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor eventuele inbreuken of misbruiken, voor het verlies van gegevens of voor directie of indirecte schade ten gevolge van de internettoegang in de bibliotheek ligt bij de gebruiker.
Artikel 17- Inleverbus
Alle uitgeleende materialen kunnen buiten de openingsuren van de bibliotheek ingeleverd worden via de inleverbus. De inleverbus bevindt zich aan de voorzijde van de bibliotheek. De inleverdatum is niet de datum waarop de materialen in de bus worden gestoken, maar wel de eerstvolgende effectieve uitleendag van de bibliotheek.
Materialen inleveren in de inleverbus gebeurt op eigen verantwoordelijkheid. De lener moet steeds goed nakijken of alle materialen volledig zijn. Onvolledige materialen worden niet ingenomen. De uitleentermijn van de materialen die nog in bezit zijn, wordt niet automatisch verlengd. Te betalen vergoedingen kunnen betaald worden tijdens een volgend bibliotheekbezoek.
Artikel 18 – Verantwoordelijkheid gebruik zelfuitleen
De bibliotheek is uitgerust met een systeem van zelfscanning. Materialen die teruggebracht worden tijdens de openingsuren, worden aan de zelfscanbalie gescand. Materialen die door de lener worden ontleend, worden aan de zelfscanbalie gescand na het inlezen van de lenerskaart of identiteitskaart. De lener is zelf verantwoordelijk voor het correct inleveren, uitlenen en verlengen van de materialen. Hij controleert steeds zelf welke titels op zijn lidkaart geregistreerd staan, alsook de inlevertermijn van al deze materialen. Bij twijfel, onzekerheid, onduidelijkheid of technische problemen, vraagt hij onmiddellijk hulp aan het personeel. Het bibliotheekpersoneel kan niet aansprakelijk worden gesteld bij het foutief gebruik van de zelfscan.
Artikel 19 – Vaste sluitingsdagen
De bibliotheek is gesloten op deze dagen:
1 januari, 2 januari, Paasmaandag, 1 mei, O.L.H. – Hemelvaart, Pinkstermaandag, 11 juli, 21 juli, 15 augustus, 1 november, 2 november, 11 november, 25 december, 26 december.
Andere sluitingsdagen zoals brugdagen en collectieve sluiting wegens jaarlijks verlof worden tijdig meegedeeld.
Artikel 20 - Akkoord met het reglement
Door zich in te schrijven, verklaart de gebruiker zich akkoord met dit reglement, waarvan hij een exemplaar ontvangt bij inschrijving of op verzoek.
Personen die het reglement niet naleven of de goede gang van zaken verstoren, kunnen worden uitgesloten van toegang en gebruik van de bibliotheek. Die bevoegdheid berust het beheersorgaan op voorstel van de bibliothecaris. De bibliothecaris kan echter, bij wijze van voorlopige maatregel, dadelijk tijdelijk de directe toegang en gebruik van de bibliotheek weigeren totdat het beheersorgaan een definitieve beslissing heeft genomen.
Alle onvoorziene omstandigheden worden geregeld door de bibliothecaris.
Artikel 21 – Inwerkingtreding reglement
Dit dienstreglement treedt in werking op 24 februari 2022. Alle voorgaande dienstreglementen worden door dit reglement opgeheven.
Artikel 4: Met ingang van 24 februari 2022 wordt ten behoeve van de gemeente Bekkevoort een retributie inzake de plaatselijke openbare bibliotheek gevestigd en wordt vastgesteld als volgt:
Jaarlijkse bijdrage lidmaatschap:
Personen jonger dan 18 jaar : gratis
Personen van 18 tot en met 59 jaar (inwoner Bekkevoort): gratis
Personen van 18 tot en met 59 jaar (niet-inwoner Bekkevoort): 5 EUR
Personen vanaf 60 jaar: gratis
Leerkrachten, Studenten: gratis
Vrijwilliger in de bibliotheek of lid beheersorgaan bibliotheek: gratis
Leengelden:
Lenen van materialen: gratis
Boete bij overschrijden uitleentermijn:
Per week per materiaal: 0,30 EUR
Gewone aanmaningsbrief: kost postzegel
aangetekende aanmaningsbrief: kost aangetekende zending
Diensten:
Reservatie: gratis
Nieuwe lidkaart bij diefstal of verlies: 1,25 EUR
Interbibliothecair leenverkeer: 3 EUR
Fotokopie/afdruk A4: 0,20 EUR
Fotokopie/afdruk A3: 0,30 EUR
Beschadiging DVD-doosje: 0,50 EUR
Boekenverkoop (afhankelijk van soort werk en de staat waarin het werk zich bevindt): tussen 0,50 en 5 EUR
Waarborgen:
Daisy- speler (terugbetaald na correcte inlevering materiaal): 10 EUR
Artikel 5: De retributie is verschuldigd door de aanvrager en is contant betaalbaar tegen afgifte van een ontvangstbewijs of betaalbaar met een bankkaart.
Artikel 6: Bij niet-betaling wordt de retributie ingevorderd volgens de burgerlijke procedure.
Artikel 7: Op onderhavig besluit zijn de bepalingen van het algemeen bestuurlijk toezicht, opgenomen in het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, van toepassing.